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7 Tipps für erfolgreiche Online-Konferenzen

Die Telefonkonferenz lief schon seit geraumer Zeit, die zugeschalteten Kollegen hatten angeregt über das geplante Kunden-Event diskutiert – da „rauschte laut und deutlich die Klospülung bei einem Teilnehmer. Die Folge: Betretene Stille. Und jeder fragte sich insgeheim, wer das wohl war."

So nachzulesen auf der Website eEtiquette: Dort veröffentlicht die Telekom fortlaufend Trends und Empfehlungen rund um die Zusammenarbeit im digitalen Zeitalter. Und eben auch Anekdoten wie die von Telkos auf Toiletten – eine Konstellation, die offenbar öfter vorkommt: Immerhin drei Prozent sollen laut einer Umfrage während eines virtuellen Meetings schon mal den Bürostuhl gegen die Toilette getauscht haben. Unter Männern gar jeder vierte.

Ein Beispiel, das deutlich macht: Die Digitalisierung verändert unsere Art zu arbeiten. Statt sich für ein Meeting an einem Ort zusammenzufinden, tauschen sich Kollegen, Auftraggeber und Kunden immer häufiger über Web- und Telefonkonferenzen aus – weil sich so Reisezeiten und -kosten minimieren lassen. Einerseits. Andererseits verführt der Schutz der Anonymität auch zu unpassendem Verhalten: Manch einer putzt während des Online-Meetings seine Schuhe, feilt die Nägel, verzehrt sein Frühstück, macht die Ablage, beantwortet liegen gebliebene Mails – oder erledigt eben ein anderes, dringendes Geschäft.

Das richtige Verhalten am Telefon

Höchste Zeit also, die Grundregeln für die Teilnehmer an Telefon- und Webkonferenzen festzuschreiben. Denn was in virtuellen Konferenzen schieflaufen kann, zeigen diverse Clips wie der schon legendäre Telefonkonferenz-Sketch der beiden US-Komiker Tripp Crosby und Tyler Stanton.
 
Hier sind unsere Tipps für konzentrierte und effektive Online-Treffen:

1. Seien Sie pünktlich

Virtuelle Konferenzen sparen Zeit. Besonders dann, wenn sich die Online-Meeting-Teilnehmer rechtzeitig einwählen.

2. Machen Sie sich mit der Technik vertraut

Es ist gar nicht so viel, was Teilnehmer an einer Webkonferenz lernen müssen. Wer regelmäßig Online-Meetings abhält, sollte aber die wichtigsten Webkonferenz-Funktionen kennen und vor allem wissen, wie das Desktop-Sharing funktioniert. Das garantiert effektive Meetings.

3. Nennen Sie Ihren Namen

Schleichen Sie sich nicht in das Online-Meeting, sondern nennen Sie bitte Ihren Namen, wenn Sie der Telefonkonferenz beitreten – auch, wenn Sie später dazu kommen. Das schafft Aufmerksamkeit.

4. Unterdrücken Sie die Hintergrundgeräusche

Ein Konferenzteilnehmer arbeitet sich gerade durch seine Online-Präsentation, während sich in Ihrem Büro die Kollegen laut unterhalten und die Kaffeemaschine zischt? Bitte schalten Sie Ihr Telefon mit der Mute-Taste auf stumm.

5. Essen Sie vor der Besprechung

Peinlich, wenn Sie der Moderator etwas fragt und Sie mit vollem Mund sprechen müssen. Gehen Sie bitte nicht hungrig in Ihre Webkonferenz.

6. Bleiben Sie bei der Sache

Ein gutes Online-Meeting lebt von einem interessanten Thema und der Aufmerksamkeit seiner Teilnehmer. Deshalb lautet eine der wichtigsten Grundregeln jedes virtuellen Treffens: Bleiben Sie am Ball. Denn Multitasking ist ein Mythos. Klar kann man mehrere Dinge gleichzeitig tun. Aber nichts davon wirklich gut. Wichtige Regel für Moderatoren: Gestalten Sie die Meetings interaktiv.

7. Räumen Sie Ihren Desktop auf

Wer Gäste erwartet, räumt vorher auf. Auch Webkonferenzen sind eine Einladung: zum Desktop-Sharing. Was andere nicht sehen sollten, muss vorher vom Desktop verschwinden.

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