Der Bedarf an Videokonferenzen ist riesig
Forscher der Freien Universität Berlin (FU Berlin) tauschen sich mit Wissenschaftlern aus aller Welt per Videokonferenz aus. Vor drei Jahren führte das Rechenzentrum der FU Berlin ein neues Videokonferenzsystem ein. Maßgeblich beteiligt: Torsten Prill, CIO der FU Berlin, und Vasco Tonack, Projektleiter Unified Communication. Wir haben uns mit den beiden verabredet – natürlich per Videokonferenz. Im Gespräch erzählen sie, wie die Videokonferenzen angenommen werden, ob sich die Erwartungen erfüllt haben und an welchen Stellen es mitunter noch hakt.
Herr Prill, als 2015 an der Freien Universität Berlin das neue Videokonferenzsystem eingeführt wurde, sagten Sie: „Video ist das neue Voice“. Gilt Ihre Aussage auch heute noch?
T. Prill: Unser Ziel war es, interdisziplinäre Forschergruppen zusammenzubringen. Das haben wir mithilfe der Technologie an vielen Stellen geschafft. Wenn Videotechnik funktioniert – und das ist bei uns in neun von zehn Situationen der Fall – kann Video tatsächlich das neue Voice sein
V. Tonack: Ganz essenziell ist die Natürlichkeit. Statt auf dem Tisch ist das Mikrofon an der Decke platziert und gibt ein klares Sprachbild wieder. So habe ich das Gefühl, dass Sie hier am Tisch sitzen. In diesem Punkt ist Video sogar besser als Voice.
Herr Tonack, als Sie gerade gesprochen haben, hat sich die Kamera nach kurzer Zeit direkt auf Sie zubewegt. Passiert das automatisch?
V. Tonack: Ja, wir nutzen ein System mit vier Kameras – SpeakerTrack von Cisco. Die Kameras fangen den Audiostrom der Redner auf und ordnen sie per Gesichtserkennung den Personen im Raum zu. Das Überblenden findet dann automatisch statt, ohne dass jemand einen Knopf drücken muss. Sobald die Personen im Raum durcheinander reden, wechselt die Kamera in die Totale.
Wie ist das Feedback der Nutzer?
V. Tonack: Unglaublich gut.
T. Prill: Das Feedback von Nutzern ist immer dann positiv, wenn sie das Gefühl haben, in einem Raum mit Ihren Kollegen zu sitzen. Je besser die Qualität ist und man beispielsweise eine natürliche Hautfarbe des Gesprächspartners sehen kann, je natürlicher das Audio klingt – desto besser ist das Feedback.
Vor drei Jahren hätte die Freie Universität Berlin ihre Videokonferenzräume fast abgeschafft, weil sie so gut wie gar nicht genutzt wurden. Wie sieht es heute aus?
V. Tonack: Wir hatten damals eine Videokonferenz im Monat, heute mehrere am Tag. Gerade wurde entschieden, dass es statt zwei Räumen bald sechs oder mehr geben soll, die mit dieser Technik ausgestattet sind. Der Bedarf an Videokonferenzen ist riesig. Und auch anfängliche Skeptiker haben gemerkt, dass alles nicht mehr so sperrig ist wie früher. Das System ist auch für Laien einfach zu bedienen.
Wer nutzt die Räume?
V. Tonack: Forscher machen zum Beispiel regelmäßige Videokonferenzen mit Kollegen aus São Paulo in Brasilien oder Tel Aviv in Israel. Wenn heute 20 Personen an einem Tisch sitzen sollen, schickt man die nicht mal eben alle auf Dienstreise – das wäre zu teuer, kostet viel Zeit und belastet die Umwelt. Mit Videokonferenzen sind inzwischen außerdem Formate möglich, die für uns als öffentliche Einrichtung früher nicht bezahlbar gewesen wären – zum Beispiel Ringvorlesungen. Inzwischen verteidigen Studierende und Doktoranden sogar Master- oder Doktorarbeiten über Videokonferenz, weil etwa der Prüfer nicht vor Ort sein kann oder Studierende nach dem Studium in Berlin wieder in ihr Heimatland zurückkehren.
T. Prill: Man muss aber der Ehrlichkeit halber sagen, dass es immer noch Situationen gibt, in denen der zwischenmenschliche Kontakt in einem persönlichen Treffen notwendig ist.
Wann zum Beispiel?
T. Prill: Ein Bewerbungsgespräch kann man im ersten und vielleicht auch zweiten Schritt schon per Videokonferenz führen. Aber wenn es ums Eingemachte geht, man wirklich verstehen will, wie ein Gesprächspartner oder künftiger Kollege tickt, ist ein persönlicher Kontakt nicht zu ersetzen. Auch für Kritikgespräche oder wichtige Verhandlungen ist es besser, in der Regel an einem Tisch in einem Raum zusammenzusitzen.
V. Tonack: Kennen sie die Redensart „Ich kann dich nicht riechen“? Dieser Faktor spielt bei der Bereitschaft zur Kooperation eine wesentliche Rolle – das belegen im Übrigen auch zahlreiche Studien. Aber auch die Technologie selbst kann mitunter noch eine Hürde darstellen.
Können Sie das erläutern?
V. Tonack: Die technischen Infrastrukturen sind weltweit auf einem sehr unterschiedlichen Stand. Ein riesiger Pharmakonzern etwa hatte sein Netz so abgeschottet, dass Kommunikation nur über Skype for Business funktionierte – kein Einzelfall. Da ist es nicht immer einfach, den kleinsten gemeinsamen Nenner zu finden.
Wie gehen Sie mit Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit um?
V. Tonack: Wir haben es geschafft, dass unsere Nutzer durch unsere hohen Sicherheitsstandards immer ein gutes Gefühl haben. Wenn man von Anfang an verschlüsselt und das dem Nutzer auch transparent zeigt, ist die Akzeptanz weitaus höher. Baut ein Nutzer eine Videokonferenz auf, sieht er zum Beispiel sofort, dass der Anruf verschlüsselt ist. Zudem erkennt man je nach Browser etwa am grünen Schloss in der Adressleiste, dass alles verschlüsselt ist.