Professionelle Konferenzlösung ermöglicht ehrenamtliches Engagement
Seit rund drei Jahren haben sich engagierte, junge Leute zum Verein der Freunde Togos e.V. zusammengeschlossen und sich der Förderung bedürftiger Kinder und Jugendlicher in Togo verschrieben. Ihre Projekte in Togo steuern und koordinieren sie von Deutschland aus. Dafür ist eine störungsfreie Kommunikation für sie von hoher Bedeutung: Mit den Telefon- und Webkonferenzen der Telekom haben sie ihrem sozialen Engagement nun einen professionellen Rahmen verliehen.
Der junge Verein setzte zunächst kostenfreie Kommunikationswerkzeuge ein. Diese eher für den Privatgebrauch geeigneten Kommunikationsservices konnten jedoch in keiner Weise den Bedarf an strukturierter Kommunikation bedienen, der sich im Team inzwischen immer stärker abzeichnete. Neben häufigem Ruckeln im Bild und immer wieder Aussetzern beim Ton führten die Verbindungsprobleme zudem oft zum vollständigen Abbruch von Konferenz-Sessions. Außerdem waren für eine effiziente Zusammenarbeit wichtige Funktionen wie Desktop-Sharing und gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten nötig. Die Verständigung war daher über Gebühr zeitaufwändig, die Freude an der Arbeit erhielt massive Dämpfer.
Die Situation mit den über ganz Deutschland, Belgien und die Niederlande verteilten Mitgliedern machte es notwendig, sich gegebenenfalls mit dem Festnetztelefon oder Handy in eine Konferenz einzuklinken. Bei Meetings der Arbeitsgruppen, die sich je nach aktuellen Aufgaben und Projekten innerhalb der Organisation zusammenschließen, nehmen mitunter auch Mitglieder aus Togo teil. Hier ist es wiederum wichtig, sich über Voice-over-IP (VoIP) zuschalten zu können.
Keine Professionalisierung ohne Profilösung
Kurz: Eine professionelle Konferenzlösung musste her. Die Wahl fiel auf die Telefon- und Webkonferenzen der Telekom. Funktionen und flexible Einwahlmöglichkeiten waren vielversprechend. Der günstige Pauschaltarif schien zudem sehr valide und klar kalkulierbar. Es kam aber noch besser: Ein Sponsor erklärte sich bereit, den Service als Spende zur Verfügung zu stellen.
„Wir sind hier sehr dankbar“, so Colin Nolan, 25-jähriger Lehramtsstudent Gründer und erster Vorsitzender des Vereins. „Denn die Lösung unterstützt uns einfach ideal bei unserer Arbeit. Das fängt bei der nun wirklich hervorragenden Verbindungsqualität an, geht über die flexiblen Einwahlmöglichkeiten bis hin zu den effektiven Collaboration-Tools. Als junges Team arbeiten wir permanent an der Professionalisierung unserer Prozesse. Dank der neuen Lösung konnten wir das zum Wohl unserer Sache massiv beschleunigen — die Zusammenarbeit erreicht ein völlig neues Niveau — und macht jetzt noch mehr Freude.“
Auch Nora vom Brocke, ebenfalls im Vorstand, ist begeistert: „Insbesondere die Verständigung mit unseren Mitgliedern vor Ort, die wegen zum Teil unterschiedlicher Muttersprachen ohnehin erhöhte Konzentration erfordert, wird nun nicht zusätzlich durch technische Unzulänglichkeiten der Kommunikationslösung erschwert. Sehr schätzen gelernt haben wir auch die komfortablen Einwahlmöglichkeiten, zum Beispieldurch die Eingabe der eigenen Rufnummer in einem entsprechenden Link und der dadurch initiierte Anruf des Konferenzsystems.“
In Sachen Sicherheit fühlt sich vom Brocke nun wohler: „Wir besprechen zwar keine Staatsgeheimnisse, aber doch manchmal eben sehr persönliche Interna. Da tut es gut zu wissen, dass nicht alle Welt mitlauschen kann, weil die Kommunikation nach hohen Standards gesichert über Server in deutschen Rechenzentren läuft. Zusammen mit den Werkzeugen für die Zusammenarbeit wie das direkte Online-Teilen und -Bearbeiten von Dokumenten sind wir nun in der Lage, tatsächlich als echte Profis zu agieren.“
Kontakt zum Verein der Freunde Togos e.V.: info(at)freundetogos.de