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Modernste Konferenztechnik für Europas grösste tropische Urlaubswelt

Wer einen entspannten Tropenurlaub erleben möchte, muss dafür keine aufwändige Fernreise buchen. Das Tropical Islands Resort bietet Südsee-Feeling und tropischen Regenwald mitten in Deutschland. Der Betrieb der Einrichtungen im 66.000 Quadratmeter großen „Dome“ und dem 600 Hektar umspannenden Freigelände nahe Berlin erfordert unablässig detaillierte Abstimmung mit zahlreichen Partnern und Dienstleistern. Diese Arbeit hat sich das Management des Tropical Islands Dank der Konferenz-Flatrates der Telekom nun enorm vereinfacht.

Damit ein so komplexer Betrieb wie das Tropical Islands reibungslos funktioniert, müssen im Hintergrund zig Rädchen perfekt ineinander greifen, eine Herausforderung, die täglich neu auf das Managementteam zukommt. „Unsere Gäste sind sehr anspruchsvoll“, weiß Jan Janssen, Geschäftsführer der Tropical Island Holding GmbH und damit CEO der Tropical Island Gruppe, „da müssen wir schon ordentlich was bieten. Deswegen sind wir ständig auf der Suche nach neuen Spitzenattraktionen, um ihnen den Aufenthalt hier noch angenehmer, unterhaltsamer, spannender und erlebnisreicher zu gestalten.“ Insbesondere im kreativen Bereich laufen daher ständig neue Projekte, die regelmäßige Abstimmung unter Teams mit wechselnden Teilnehmern erfordern.

Tropical Islands AMAZONIA

Seit dem 1. Mai hat der neue Außenbereich Tropical Islands AMAZONIA geöffnet. Auf 35.000 Quadratmetern befinden sich ein 250 Meter langer Strömungskanal, der Whitewater River, zwei Swimming-Pools mit unzähligen Wasserattraktionen wie Whirl- und Sprudelanlagen, 25-Meter-Bahnen und einer Rutsche. Zusätzlich gibt es Sportflächen für Beachvolleyball und Beachsoccer, Spielplätze für Kinder und Liegeflächen für rund 2.500 Gäste.

„AMAZONIA war ein echtes Großprojekt, das in der Planungsphase und während der Umsetzung intensive Abstimmungen mit Planungsbüros, Architekten, Herstellern, Lieferanten, Behörden und weiteren Partnern, deren Sitz zum Teil sogar im Ausland ist, erforderlich machte. Dabei zeigte sich das Konferenzsystem der Telekom zum wiederholten Male als sehr praktikabel“, erinnert sich Janssen. „Insbesondere die Absprachen mit den Aufsichtsräten, die unter anderem in Großbritannien und Malaysia sitzen, vereinfacht es um ein Vielfaches.“
 
Seit gut zwei Jahren nutzt Tropical Islands für solche Aufgaben die Telefon- und Webkonferenzen der Telekom. Janssen zeigt sich begeistert: „Vor-Ort-Termine lassen sich somit auf ein Minimum des Notwendigen reduzieren. Dadurch sparen wir Zeit und Reisekosten! Das ist fantastisch, aber genauso schätzen wir die nun jederzeit bestehende Möglichkeit, uns schnell, unkompliziert und doch umfassend mit den relevanten Ansprechstellen abzustimmen.“

Je nach Situation geht es teils nur um verbal formulierbare Infos, die im Rahmen einer Telefonkonferenz ausgetauscht werden. Oft wollen die Teilnehmer aber zusätzlich auch gemeinsam Dokumente bearbeiten, Präsentationen teilen oder einfach Gegenstände wie beispielsweise Modelle begutachten. „Dafür nutzen wir dann die Webkonferenzen. Diese kann jederzeit mit wenigen Klicks gestartet werden und bietet zusätzlich die Möglichkeit  die Konferenzteilnehmer per Webcam zu sehen“, freut sich Janssen. Neben der hohen Sicherheit und der stabilen Übertragungsqualität sind bei unserer nun professionell organisierten Konferenzlösung auch Funktionalität und Komfort weit besser als alles, was wir seinerzeit über andere Lösungsangebote versucht hatten“.

Zurzeit werden in und rund um den „Dome“  über hundert Projekte von den Mitarbeitern der Tropical Islands Mannschaft gestemmt. Damit diese schnell und effizient umgesetzt werden können, sind kurze Entscheidungswege notwendig.  Hier macht es sich bezahlt, dass die Telekom auch internationale Einwahlpunkte für die Telefonkonferenzen bietet. „Es hat mich überrascht, wie einfach das ging“, erzählt Janssen. „Mit ´*0´ meldete sich während der Telefonkonferenz ein Operator. Wir gaben ihm die Nummern der Aufsichtsräte in London, Kuala Lumpur und Hamburg und unverzüglich wurden diese per Handy in den Konferenzraum zugeschaltet“.

Egal ob Großprojekte wie AMAZONIA, der zukünftige Ausbau des Resorts, Events oder Besuche ausländischer Delegationen — der Konferenzservice der Telekom erleichtert die tägliche Arbeit bei Tropical Islands. „Wir wollen unseren virtuellen Konferenzraum nicht mehr missen“, so Janssens Fazit. „Qualität und Funktionalität sind bei der Telekom-Lösung so, dass Präsenz-Meetings wirklich in den meisten Fällen verzichtbar geworden sind, ständige Verfügbarkeit und Flexibilität des Services erlauben uns, geschäftliche Vorhaben quasi in Echtzeit mit den jeweiligen Partnern besprechen und umsetzen zu können.“